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Digitalização de dados

Digitalização de documentos.

O gerenciamento eletrônico permite que documentos originalmente em papel, microfilmes e microfichas sejam convertidos em arquivos digitais, acessíveis em computador. Com isso, grandes volumes de informação documental podem ser armazenados digitalmente em ambiente seguro, e disponibilizados em rede ou via internet para uso próprio.

O cenário: alta circulação de documentos em papel

Com alta circulação de documentos em papel, muitas empresas têm problemas de administração, compartilhamento e armazenamento desses documentos. São contratos, processos jurídicos, documentos de RH, notas fiscais e muitos outros documentos que fazem parte dos processos de negócios dessas empresas.

Muitas vezes, esses documentos precisam ser arquivados por longo tempo e consultados freqüentemente, o que sempre gera custos adicionais de armazenamento, horas de pesquisa e guarda, além do elevado número de cópias, para possibilitar que o documento seja analisado por mais de uma pessoa.

A perda de um documento pode causar prejuízos que vão além do simples papel. Uma empresa de varejo, por exemplo, que tenha um contrato de compra e venda de um refrigerador extraviado, não poderá provar nada caso o seu cliente deixe de pagar as parcelas.

Quando executadas , as rotinas são basicamente as seguintes:

Planejamento dos procedimentos a serem adotados, para implantação ordenada e estruturada dos serviços de digitalização de documentos;
Definição da metodologia de indexação aplicável a cada título documental;

Execução das atividades de digitalização, incluindo preparação dos documentos, controle de qualidade e indexação por lote de documentos




Vantagens

  • Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos.
  • Redução de custo com armazenamento, recuperação e duplicação.
  • Facilidade, rapidez, precisão e controle de acesso e de distribuição.
  • Segurança, portabilidade e conectividade.
  • Busca indexada por chaves de pesquisa.
  • Integração de dados ativos e históricos.
  • Consulta em CD, via intranet e/ou internet.

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